Persondataforordningen
Privatlivspolitik
Lundehøj Grundejerforening
Grundejerforeningens dataansvar.
Lundehøj Grundejerforening, som du er medlem af, behandler personoplysninger og har derfor vedtaget denne privatlivspolitik (GDPR General Data Protection Regulation), der kort fortæller dig, hvilke oplysninger vi behandler, og hvordan vi behandler dine personoplysninger. Dette for at sikre en fair og gennemsigtig behandling.
Gennemgående for foreningens databehandling er, at foreningen kun behandler almindelige personoplysninger til bestemte foreningsrelaterede formål og ud fra legitime interesser. Foreningen behandler med andre ord kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige til opfyldelse af foreningens angivne formål. Dine oplysninger slettes, når de ikke længere er nødvendige.
Kontaktoplysninger på den dataansvarlige
Grundejerforeningen er dataansvarlig, og foreningen sikrer, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med lovgivningen. Til dette formål har foreningen udpeget en dataansvarlig, der kan kontaktes, såfremt du f.eks. har spørgsmål.
Kontaktoplysninger på foreningens dataansvarlige:
Foreningens CVR-nr: 34 52 95 66 Kontaktperson: Feline Munck, Adresse: Kaprifolievej 8, 3210 Vejby
Behandling af personoplysninger
Foreningen behandler følgende personoplysninger:
· Almindelige personoplysninger på medlemmer:
Registrerings- og kontaktoplysninger som navn, foreningsadresse, postadresse, telefonnummer, e-mailadresse, og kontingentbetalinger og henvendelser vedrørende foreningen og ejendommen.
- Ved foreningsadresse forstås adressen på ejendommen, der er beliggende i foreningens område.
- Ved postadresse forstås den adresse, som du har oplyst som kontaktadresse, såfremt du ikke bor på foreningsadressen.
Normalt får foreningen oplysningerne fra dig eller fra ejendomsformidlere på dine vegne, telefonfortegnelser og tinglysningssystemet og lignende alment tilgængelige systemer.
Foreningens formål med behandling af dine personoplysninger
Foreningen behandler kun dine personoplysninger til bestemte formål, når foreningen har en lovlig grund.
Lovlige grunde til behandling er særligt:
· Foreningens legitime interesser i at behandle dine oplysninger
· At det er nødvendigt for at opfylde dit medlemskab af foreningen
· Behandling, der måtte følge af lovkrav
· Behandling, der måtte kræve nærmere samtykke fra dig i den pågældende situation.
Formål med behandling af medlemsoplysninger:
· Foreningens medlemshåndtering, herunder kontingentopkrævning, indkaldelse til generalforsamling, regnskab, udsendelse af generalforsamlingsreferat, udsendelse af meddelelser vedrørende foreningen og om forhold og aktiviteter i området/kommunen af relevans for foreningen.
· Som led i foreningens aktiviteter
· Administration af din relation til foreningen
Foreningen behandler kun personoplysninger ud fra legitime interesser
I det omfang foreningen behandler dine medlemsoplysninger, vil denne behandling udelukkende være motiveret af legitime interesser som:
· Håndtering af dine medlemsrettigheder i henhold til foreningens pligter jf. vedtægter og tinglyste servitutter, herunder i forhold til generalforsamling
· Opfyldelse af medlemspligter, herunder opkrævning af og registrering af betaling af kontingent, evt. forfølgning af restancer, herunder retslig inkasso og henvendelser vedrørende foreningen og ejendommen.
· Af praktiske og administrative hensyn, herunder bestemmelser i regnskabslovgivningen, opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger i en periode efter din udmeldelse af foreningen.
Samtykke
Foreningens behandling af dine personoplysninger baserer sig (jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1) på et andet lovligt grundlag end samtykke, primært interesseafvejningsreglen.
Videregivelse af dine personoplysninger
Foreningen deler dine personoplysninger med vores leverandør af administrativt software.
Foreningen videregiver ikke personoplysninger til virksomheder til markedsføring.
Opbevaring og sletning af dine personoplysninger
Foreningen opbevarer dine personoplysninger i henhold til følgende kriterier:
· Af praktiske og administrative hensyn, herunder bestemmelser i regnskabslovgivningen, opbevarer foreningen dine almindelige medlemsoplysninger i op til 5 år efter kalenderåret for ophør af medlemskab. Er der tale om korrespondance vedrørende ejendommen, f.eks. beplantning uden for skel eller over drænledning eller andre oplysninger, som er nødvendige, slettes disse oplysninger først, når ejendommen ikke længere hører under foreningen.
Dine rettigheder
Du har en række særlige rettigheder efter Persondataforordningen, når foreningen behandler personoplysninger om dig:
• Retten til at blive oplyst om behandlingen af data
• Retten til indsigt i egne personoplysninger
• Retten til berigtigelse
• Retten til sletning
• Retten til begrænsning af behandling
• Retten til dataportabilitet (udlevering af data i et almindeligt anvendt format)
• Retten til indsigelse
Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod foreningens behandling, ved at henvende dig til foreningens dataansvarlige. Den dataansvarliges kontaktoplysninger finder du øverst i dokumentet.
Hvis du f.eks. henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger, undersøger foreningen, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald de nødvendige ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.
Du kan altid indgive en klage til en databeskyttelsestilsynsmyndighed, f.eks. Datatilsynet.
Revidering af privatlivspolitikken
Foreningen forbeholder sig retten til at foretage ændringer i nærværende privatlivspolitik fra tid til anden.
Ved ændringer vil datoen nederst i privatlivspolitikken blive ændret.
Den til enhver tid gældende privatlivspolitik vil være tilgængelig på foreningens hjemmeside. Du vil ikke modtage særskilt meddelelse om ændringer, men må holde dig orienteret på foreningens hjemmeside.
Dokumentet er udarbejdet af bestyrelsen for Lundehøj Grundejerforening 25. maj 2018